Vertrag zur Auftragsverarbeitung

§ 1

SummitGO verarbeitet für den Kunden personenbezogene Daten im Auftrag. Der Kunde ist der Verantwortliche im Sinne des Artikels 4 Nummer 7 DSGVO, SummitGO ist Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO.

Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich. Er entscheidet, was er diktiert, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Er stellt sicher, dass sein Einsatz von SummiTip den Vorschriften entspricht, die für seinen Berufsstand gelten. Dazu gehören die ärztlichen, anwaltlichen, steuerberatenden oder sonstigen Berufsordnungen, die Vorgaben seiner Kammer und die Schweigepflicht nach § 203 StGB.

Dieser Vertrag gilt, solange der Kunde SummiTip nutzt, und endet mit dem Ende des Nutzungsverhältnisses.

§ 2

SummiTip nimmt gesprochene Sprache auf und schreibt sie als Text an die Stelle, an der der Cursor des Kunden steht. Der Ton wird dafür an ein Rechenzentrum in Deutschland übertragen, dort in Text umgewandelt und unmittelbar danach gelöscht. Weder Ton noch Text werden gespeichert oder protokolliert.

SummiTip ist ein Ersatz für das Tippen, nicht für die Führung von Behandlungs- oder Mandantenakten. Der Kunde entscheidet in jedem Einzelfall, was er diktiert.

§ 3

Verarbeitet werden der gesprochene Ton und der daraus entstehende Text, jeweils für die Dauer der Umwandlung. Dazu kommen die Angaben des Kontos: Name, Mailadresse, Rechnungsanschrift und bei Unternehmen Firmenname und Umsatzsteuer-Nummer.

Betroffene können sein: der Kunde selbst, seine Mitarbeitenden sowie alle Personen, deren Daten der Kunde diktiert.

§ 4

SummitGO verarbeitet die Daten ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden. Dieser Vertrag und die Nutzung des Programms sind die Weisung. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform an die im Impressum genannte Anschrift.

Hält SummitGO eine Weisung für rechtswidrig, teilt sie das dem Kunden mit und darf die Ausführung aussetzen.

§ 5

Alle Personen, die bei SummitGO Zugang zu den Daten haben könnten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Die Verpflichtung gilt über das Ende ihrer Tätigkeit hinaus.

Berufsgeheimnisträger: Ist der Kunde zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB verpflichtet, gilt SummitGO als mitwirkende Person im Sinne des § 203 Absatz 3 StGB. SummitGO ist über die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung belehrt und verpflichtet ihre Unterauftragnehmer entsprechend.

§ 6

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Die Rechner stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland, ihre Datenträger sind verschlüsselt. Der Zugang ist auf benannte Personen beschränkt und erfolgt über Schlüssel, nicht über Kennwörter.

Ton und Text werden nicht gespeichert. Gespeichert werden nur die Angaben des Kontos und die Rechnungen, solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Die Maßnahmen im Einzelnen stehen in der Anlage, die dem Kunden beim Vertragsschluss zur Verfügung gestellt wird.

§ 7

Der Kunde stimmt dem Einsatz der in der Liste Unterauftragnehmer genannten Unternehmen zu. SummitGO teilt jede Änderung mindestens vier Wochen vorher mit. Der Kunde kann widersprechen und in diesem Fall kündigen.

SummitGO verpflichtet jeden Unterauftragnehmer auf dieselben Pflichten, die ihr selbst aus diesem Vertrag obliegen.

§ 8

Wendet sich eine betroffene Person an SummitGO, leitet SummitGO sie an den Kunden weiter. SummitGO unterstützt den Kunden dabei, Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsbegehren zu erfüllen, soweit das ohne unverhältnismäßigen Aufwand möglich ist.

Weil Ton und Text nicht gespeichert werden, betrifft das in der Praxis nur die Angaben des Kontos.

§ 9

Ton und Text werden unmittelbar nach der Umwandlung gelöscht. Es gibt nichts zurückzugeben.

Die Angaben des Kontos werden nach dem Ende des Nutzungsverhältnisses gelöscht, sobald keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht. Rechnungen bewahrt SummitGO zehn Jahre auf, wie es das Handels- und Steuerrecht verlangt.

§ 10

SummitGO weist die Einhaltung dieser Pflichten auf Verlangen nach, durch Auskunft, durch Vorlage von Prüfberichten oder durch eine Prüfung beim Kunden vor Ort nach vorheriger Abstimmung.

SummitGO meldet dem Kunden jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.